Управление делопроизводства

Основные задачи

  • управление документооборотом в областном Совете;
  • организация работы с обращениями граждан, представителями объединений граждан, в том числе юридических лиц, в областном Совете;
  • документационное и техническое обеспечение деятельности областного Совета.

Основные функции

  • обеспечение депутатов областного Совета, структурных подразделений Аппарата, заинтересованных лиц соответствующими материалами к заседаниям областного Совета и заседаниям Президиума областного Совета;
  • подготовка к подписанию, регистрация и обеспечение рассылки законов Орловской области, постановлений областного Совета, постановлений Президиума областного Совета, в том числе передача законов Орловской области и постановлений областного Совета для официального опубликования;
  • ведение и оформление протоколов, стенограмм заседаний областного Совета, протоколов заседаний Президиума областного Совета, протоколов совещаний при Председателе областного Совета;
  • оформление и регистрация выписок из законов Орловской области, постановлений областного Совета, распоряжений Председателя областного Совета, протоколов и стенограмм заседаний областного Совета, протоколов заседаний Президиума областного Совета, оформление и регистрация протокольных поручений Председателя областного Совета, оформление заверенных копий правовых актов, находящихся на хранении в областном Совете;
  • осуществление регистрации распоряжений Председателя областного Совета в журнале регистрации и в системе электронного документооборота;
  • формирование номенклатуры дел областного Совета, комплектование текущего архива областного Совета, осуществление учета и хранение архивных документов областного Совета, осуществление информационно-справочной работы с архивными документами, организация подготовки документов к сдаче на хранение в БУ ОО «Государственный архив Орловской области»;
  • осуществление периодической сверки наличия документов;
  • осуществление приема, регистрации и учета поступающей в областной Совет корреспонденции, ее аннотирование, реквизитное и документальное оформление и направление Председателю областного Совета, другим адресатам по назначению, осуществление контроля за своевременным прохождением документов, за сроками их исполнения;
  • отправка всей исходящей корреспонденции;
  • организация личного приема граждан, представителей объединений граждан, в том числе юридических лиц, Председателем областного Совета, заместителями Председателя областного Совета;
  • осуществление ежедневного приема граждан, представителей объединений граждан, в том числе юридических лиц, и предоставление справочной информации об организации работы с обращениями граждан, представителей объединений граждан, в том числе юридических лиц;
  • обеспечение деятельности приемных Председателя областного Совета, первого заместителя Председателя областного Совета, руководителя Аппарата областного Совета;
  • выполнение комплекса работ по проектированию, формированию и администрированию локально-информационной сети областного Совета, в том числе организация доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», системе электронного документооборота, правовым базам;
  • обеспечение информационной безопасности и защиты от несанкционированного доступа к локально-информационной сети областного Совета в рамках технических возможностей;
  • обеспечение доступа к системе видеоконференцсвязи субъектов права законодательной инициативы и информационно-телекоммуникационной сети субъектов права законодательной инициативы, в том числе обеспечение безопасности хранения, обработки и передачи информации конфиденциального характера;
  • выполнение регламентного и оперативного программно-технологического обслуживания компьютерной и множительной техники;
  • оказание консультативной помощи депутатам областного Совета, гражданским служащим и работникам структурных подразделений Аппарата областного Совета в вопросах делопроизводства и работы с документами.
вверх